Step 1: Åpne innstillinger og gå til importfunksjonen
Gå til "Innstillinger" øverst til høyre i Aimz-grensesnittet.
I menyen til venstre velger du "Importer data".
Step 2: Velg import av produksjonskoder
Velg at du skal importere produksjonskoder.
I importbildet kan du enten slippe dokumentet inn i feltet, eller klikke for å legge til fil manuelt.
Step 3: Forbered og last opp malen for produksjonskoder
I denne malen fyller du inn:
Navn
Produksjonskode
Eventuelle grupper
Budsjett
Når malen er korrekt utfylt, laster du den opp direkte i Aimz.
Step 4: Tilknytt kolonner fra filen til feltene i Aimz
I neste steg tilknytter du kolonnene i Excel-filen til feltene i Aimz:
Kolonnen med navn kobles til feltet "Navn", og deretter klikker du "Neste". og du fortsetter tilsvarende for de øvrige feltene.
Dersom du ikke har fylt en kolonne som tilsvarer et felt (for eksempel "Beskrivelse"), velger du alternativet "Har ikke kolonne" for dette feltet.
Step 5: Forhåndsvis, rydd opp i feil og importer produksjonskoder
I siste steg får du en forhåndsvisning av dataene før import. Her kan du:
Kontrollere at alle verdier ser riktige ut
Se eventuelle varseltrekanter for duplikater eller andre avvik
Slette hele rader ved behov
Når alle varsler er håndtert, klikker du på "Importer". Importen kan ta et par minutter. Når prosessen er fullført, vil produksjonskodene være tilgjengelige under Prod. koder modul i menyen til venstre.
Step 6: Import av kalkyle
For å importere kalkyle går du inn i samme importmeny som tidligere og velger "Kalkyle".
Step 7: Velg om du vil opprette ny eller overstyre eksisterende kalkyle
I kalkyleimporten kan du:
Opprette en helt ny kalkyle, eller
Overstyre en eksisterende produksjonskalkyle
I dette eksempelet velges å overstyre en eksisterende kalkyle.
Step 8: Forbered kalkylemalen korrekt
Følg samme steg som for produksjonskoder med å bruke kalkylemalen.
I kalkylemalen må du minimum ha følgende kolonner:
Ressurs
Enhetspris (selvkost) – format må være tall (nummerformat) i Excel
Enhet
Mengde
Produksjonskode
Påslag i prosent (skrives som desimaltall, for eksempel 12 % som 0,12 – viktig å bruke komma)
Når kalkylefilen er korrekt utfylt og formatert, laster du den opp i Aimz på samme måte som ved produksjonskoder.
Step 9: Tilknytt kalkylekolonner til feltene i Aimz
Tilknytt hver kolonne i kalkylefilen til riktig felt i Aimz (ressurs, enhetspris, enhet, mengde, produksjonskode, påslag osv.).
Dersom du gjør en feil i tilknytningen, kan du alltid bruke "Tilbake"-funksjonen for å korrigere.
Step 10: Kontroller match, håndter avvik og importer kalkyle
I forhåndsvisningen kan du:
Se om radene har "match" mot eksisterende produksjonskoder (klar til import)
Identifisere rader uten match på produkt-/produksjonskode
Hvis en rad mangler match, kan du enten:
Opprette en ny produkt-/produksjonskode for å lage en match, eller
Finne og tilknytte en eksisterende produksjonskode til denne raden.
Dersom en rad er helt tom eller ugyldig, kan du slette raden før import.
Når du er fornøyd med kontrollen, klikker du "Importer". Etter import vil kalkylen dukke opp under kalkylemodulen i hoved menyen til venstre.
Step 11: Publiser kalkylen for å tilknytte produksjonskoder
For å tilknytte produksjonskalkylen til produkt-/produksjonskodene, klikker du på "Publiser".
Når du bekrefter publisering til slutt vil de kalkylen knyttes med produksjons kodene. Og du kan alltid overstyre, da er bare å gjøre endringer direkte i kalkylen eller importere en ny kalkyle med stegene over, og deretter publiser.