Når Prod.kode/Konto-planen er opprettet, bør du utarbeide en innkjøpsstrategi for å planlegge hvilke innkjøp som skal gjennomføres for hver enkelt Prod.kode/Konto.

I AIMZ kan du opprette og sette av ulike innkjøpspakker. Dette gir deg bedre kontroll på hvilke leveranser og kostnader som inngår i prosjektet, og sikrer at sluttprognosen til enhver tid bygger på et oppdatert og korrekt grunnlag.

I menyen for Innkjøp finner du flere handlinger du kan utføre. Nedenfor ser du en oversikt over disse, som blir nærmere beskrevet i de påfølgende avsnittene:

I AIMZ defineres Innkjøp som alle planlagte eller gjennomførte forpliktelser i form av avtaler med leverandører eller underentreprenører som skal levere varer eller tjenester til prosjektet. Dette kan være avtaler man planlegger å inngå i fremtiden, eller innkjøp som allerede er gjennomført.

For hver konto/prod.kode kan man opprette ett eller flere Innkjøp, og omvendt kan ett innkjøp være tilknyttet én eller flere konto/prod.koder.

I AIMZ skiller vi mellom to hovedtyper av innkjøp:

Kjøp kan brukes for enkle, engangsbaserte innkjøp der betaling fra hovedentreprenør til leverandør skjer én gang, og avtaleforholdet opphører etter dette.

Eksempler:

Slike kjøp fungerer ofte som budsjettposter, der brukeren selv justerer budsjettet avhengig av hvor stor del av kjøpet som skal påvirke sluttprognosen.

For denne typen innkjøp er det normalt ikke behov for oppfølging av endringer eller andre avsetninger.

Kontrakter brukes ved mer omfattende leveranser der det foreligger en formell avtale mellom hovedentreprenør og underentreprenør — typisk i fastpriskontrakter eller kontrakter som styres etter en definert målsum.

Dette gjelder ofte underentrepriser der arbeidet utføres over tid, og betaling skjer i henhold til en avtalt betalingsplan.

Kontrakter benyttes når avtalen er regulert i avtaleform iht. Norsk Standard, og hvor det er behov for å følge opp endringer, avsetninger og prognoseutvikling fortløpende.

Før det er opprettet innkjøp for en konto/prod.kode, er det revidert budsjett som danner grunnlaget for sluttprognosen. I det øyeblikket du oppretter innkjøp for en konto, overtar innkjøpene denne rollen. Det betyr at summen av alle innkjøp som er registrert på kontoen, utgjør grunnlaget for sluttprognosen for den aktuelle kontoen/prod.koden.

Når et planlagt innkjøp opprettes, må du angi et Planlagt beløp for innkjøpet. Formålet med dette er å ha kontroll på hvor stor andel av budsjettet Kontoen/Prodkoden som skal avsettes til det aktuelle innkjøpet.

Når innkjøpet senere gjennomføres, registreres det faktiske beløpet på innkjøpet. Dette beløpet erstatter da kontraktsbudsjettet i beregningen av sluttprognosen.

Dersom ikke hele budsjettet blir fordelt, vil dette kunne nedskrive sluttprognosen i forhold til den opprinnelige prognosen for kontoen/prod.koden.