Når Prod.kode/Konto-planen er opprettet, bør du utarbeide en innkjøpsstrategi for å planlegge hvilke innkjøp som skal gjennomføres for hver enkelt Prod.kode/Konto.

I AIMZ kan du opprette og sette av ulike innkjøpspakker. Dette gir deg bedre kontroll på hvilke leveranser og kostnader som inngår i prosjektet, og sikrer at sluttprognosen til enhver tid bygger på et oppdatert og korrekt grunnlag.

I menyen for Innkjøp finner du flere handlinger du kan utføre. Nedenfor ser du en oversikt over disse, som blir nærmere beskrevet i de påfølgende avsnittene:

I AIMZ defineres Innkjøp som alle planlagte eller gjennomførte forpliktelser i form av avtaler med leverandører eller underentreprenører som skal levere varer eller tjenester til prosjektet. Dette kan være avtaler man planlegger å inngå i fremtiden, eller innkjøp som allerede er gjennomført.

For hver konto/prod.kode kan man opprette ett eller flere Innkjøp, og omvendt kan ett innkjøp være tilknyttet én eller flere konto/prod.koder.

I AIMZ skiller vi mellom to hovedtyper av innkjøp:

Kjøp kan brukes for enkle, engangsbaserte innkjøp der betaling fra hovedentreprenør til leverandør skjer én gang, og avtaleforholdet opphører etter dette.

Eksempler:

Slike kjøp fungerer ofte som budsjettposter, der brukeren selv justerer budsjettet avhengig av hvor stor del av kjøpet som skal påvirke sluttprognosen.

For denne typen innkjøp er det normalt ikke behov for oppfølging av endringer eller andre avsetninger.

Kontrakter brukes ved mer omfattende leveranser der det foreligger en formell avtale mellom hovedentreprenør og underentreprenør — typisk i fastpriskontrakter eller kontrakter som styres etter en definert målsum.

Dette gjelder ofte underentrepriser der arbeidet utføres over tid, og betaling skjer i henhold til en avtalt betalingsplan.

Kontrakter benyttes når avtalen er regulert i avtaleform iht. Norsk Standard, og hvor det er behov for å følge opp endringer, avsetninger og prognoseutvikling fortløpende.

Før det er opprettet innkjøp for en konto/prod.kode, er det revidert budsjett som danner grunnlaget for sluttprognosen. I det øyeblikket du oppretter innkjøp for en konto, overtar innkjøpene denne rollen. Det betyr at summen av alle innkjøp som er registrert på kontoen, utgjør grunnlaget for sluttprognosen for den aktuelle kontoen/prod.koden.

Når et planlagt innkjøp opprettes, må du angi et Planlagt beløp for innkjøpet. Formålet med dette er å ha kontroll på hvor stor andel av budsjettet Kontoen/Prodkoden som skal avsettes til det aktuelle innkjøpet.

Når innkjøpet senere gjennomføres, registreres det faktiske beløpet på innkjøpet. Dette beløpet erstatter da kontraktsbudsjettet i beregningen av sluttprognosen.

Dersom ikke hele budsjettet blir fordelt, vil dette kunne nedskrive sluttprognosen i forhold til den opprinnelige prognosen for kontoen/prod.koden.

For å opprette en ny Kontrakt, gjør du følgende:

🔹 Generelt

Opsjoner medberegnes ikke i sluttprognosen før de er aktivert.

For å opprette et nytt Kjøp, gjør du følgende:

🔹 Generelt

Dersom du har lagt inn feil informasjon, eller dersom egenskapene til et Innkjøp endres underveis i prosjektet, kan innkjøpet enkelt redigeres.

Dersom innkjøpet skal fjernes helt, kan du trykke Slett for å slette det permanent.

Ved å trykke på navnet til innkjøpet i tabellen får du opp et sammendrag for innkjøpet. Dette sammendraget viser de viktigste parameterne for innkjøpet og gir deg samtidig et innblikk i sluttprognosen for prosjektet til enhver tid.

På samme måte som sluttprognosen på kontonivå, er også sluttprognosen på kontraktsnivå i kontinuerlig endring. Endringer i sluttprognosen oppstår som følge av endrede forutsetninger i prosjektet — enten de er planlagte eller uforutsette.

Hvor krevende det er å beregne en endring i sluttprognosen, avhenger av hvor mye informasjon som er tilgjengelig for å kunne fastslå den faktiske kostnaden.

I visningen av en kontrakt i AIMZ kan du styre sluttprognosen ved å opprette økonomiske tilknytninger til kontrakten. For hver kontrakt kan du opprette og redigere følgende elementer:

For Kjøp vises en mer forenklet oversikt enn for kontrakter. Her får du tilgang til:

Denne visningen gir et raskt overblikk over både kostnadsgrunnlaget og dokumentasjonen for kjøpet.

Fant du ikke svar på det du lurte på? Ta kontakt med oss på [email protected].