Rigg og drift er fellesbetegnelsen for kostnadene du pådrar deg for å etablere, drifte og vedlikeholde selve byggeplassen — i motsetning til de direkte kostnadene knyttet til byggearbeidet, altså materialer og arbeidstimer på de permanente bygningsdelene.

I praksis er det «kostnaden ved å være på byggeplassen»: infrastrukturen og administrasjonen som trengs for å gjennomføre prosjektet, uavhengig av hvilke konkrete bygningsdeler som bygges.

Kostnadene skilles gjerne ut i en egen gruppe av kontoer eller produksjonskoder (PK-er), og utgjør typisk 10–15 % av prosjektets totale kostnader.

Rigg — etablering

Drift — løpende

Kort sagt: Rigg og drift er den faste overheaden ved å drifte byggeplassen. Den belastes over tid, og den er direkte følsom for hvor lenge prosjektet varer.

Kostnadene i Rigg og drift er i utgangspunktet ikke avtalte fastpriser, slik man ofte ser i kontraktsarbeider. De er basert på forbruk over tid, og det er prosjektledelsen selv som må styre og følge opp forbruket løpende.

Noen kostnader er likevel relativt forutsigbare fordi de er knyttet til faste leiekostnader — for eksempel leie av brakkerigg. Men også disse er direkte avhengige av endelig byggetid: jo lenger byggeperiode, jo lengre leieperiode og høyere totalkostnad.

For å styre kostnadene fordeler du budsjettet over måneder i prosjektperioden. Det er dette som kalles periodisering.

Når en måned er ferdig og passert, kan du velge å fullføre måneden. Da erstattes den planlagte, periodiserte kostnaden med den faktisk påløpte kostnaden for perioden.

Sluttprognosen beregnes dermed som en kombinasjon av:

Kostnader i Rigg og drift opprettes som utgiftsposter. Hver konto eller PK kan ha én eller flere, avhengig av hvor detaljert oppfølging du ønsker. Skal du opprette mange samtidig, se Opprett flere utgiftsposter på én gang.

Ved opprettelse angir du:

Med innstillingen «Unik produksjonskode for hver utgiftspost» kan du velge å kun følge opp én utgiftspost per konto eller PK. Det forenkler oppfølgingen, siden faktiske påløpte kostnader da entydig kan kobles til riktig utgiftspost — det finnes bare ett alternativ å velge mellom. Innstillingen ligger under Innstillinger øverst til høyre i Rigg og drift-modulen.

Hver utgiftspost har et budsjett som holdes fast. Den periodiserte kostnaden reflekterer dette budsjettet ved prosjektstart, men kan avvike etter hvert som virkeligheten endrer seg fra det som opprinnelig var planlagt.

Viktig: budsjettet for samtlige utgiftsposter under en konto eller PK bør til sammen samsvare med budsjettet for den kontoen.

Hver utgiftspost får sin egen prognose. Summen av prognosene for alle utgiftsposter innenfor én konto akkumuleres opp og påvirker sluttprognosen for kontoen — og dermed prosjektets totale sluttprognose.

Merk terminologien: vi kaller det bevisst «prognose», ikke «sluttprognose», når vi snakker om en enkelt utgiftspost. Det er for å unngå forveksling med prosjektets samlede sluttprognose.

Under Innstillinger øverst til høyre i Rigg og drift-modulen kan du velge mellom to prinsipper:

1. Budsjett styrer sluttprognosen. Sluttprognosen settes lik det opprinnelige budsjettet for utgiftsposten, uavhengig av hvordan kostnaden faktisk er fordelt. Selv om du justerer fordelingen mellom måneder eller fullfører måneder med avvik, forblir sluttprognosen uendret.

2. Prognose styrer sluttprognosen — standardvalg og anbefalt. Sluttprognosen følger prognosen for utgiftsposten, altså kombinasjonen av faktisk bokførte kostnader i fullførte perioder og planlagte kostnader i gjenværende. Dette gir et mer dynamisk og oppdatert bilde etter hvert som avvik oppstår.

Innstillingen er sentral å forstå, fordi den avgjør om håndtering av avvik faktisk får konsekvens for sluttprognosen, eller om sluttprognosen forblir låst til det opprinnelige budsjettet.

Merk: i innstillingene kan valgene også være merket «Prognose» og «Høyeste av budsjett og prognose». Se Hva er forskjellen mellom «Prognose» og «Høyeste av budsjett og prognose» for periodiserte kostnader?

Rev. budsjett = opprinnelig budsjett + godkjente Endring BH som er koblet til utgiftsposten. Endring BH er endringer mot byggherren som gir prosjektet ekstra inntekt.

Med rev. budsjett menes at prosjektet har mer penger å rutte med, fordi det er tilført ekstra midler på inntektssiden. Rev. budsjett justeres kun med kostnaden knyttet til den aktuelle Endring BH — ikke med andre forhold.

1. Avvik fra rev. budsjett — differansen mellom sluttprognosen og rev. budsjett.

2. Avvik — det akkumulerte avviket mellom hva som var periodisert kostnad for en gitt måned og hva som faktisk ble bokført, summert over alle fullførte måneder.

Finner du ikke disse kolonnene, kan du synliggjøre dem ved å trykke på Kolonner.

Når du fullfører en måned, vil det så godt som alltid oppstå et avvik. Det er sjelden man klarer å planlegge kostnadspådraget for en måned helt nøyaktig.

Du må da ta stilling til hvordan avviket skal håndteres:

Først må du inn i redigeringsmodus:

Distribusjon kan gjøres manuelt ved å legge inn tall direkte i tabellen, eller via forhåndsdefinerte alternativer:

Noen selskaper ønsker å styre Rigg og drift ut fra en låst selvkostkalkyle, der kalkylen distribueres over prosjektperioden én gang, låses, og alle senere justeringer gjøres i Prognose-kolonnen. Konseptet er valgfritt og aktiveres under Innstillinger i modulen.

Se egen artikkel for hele fremgangsmåten: Låst selvkostkalkyle i Rigg og drift.