När ni byter ekonomisystem måste integrationen med AIMZ läggas om. Det viktigaste är ett helt tydligt brytdatum för när fakturor hämtas från det gamla och det nya systemet, och en konverteringstabell för produktionskoderna i de projekt som redan finns i AIMZ. Meddela AIMZ i god tid, så gör vi omläggningen åt er.
Så förbereder ni bytet
Bestäm ett brytdatum. Det måste vara helt tydligt från vilket datum fakturor hämtas från det nya systemet. Då undviker ni dubbla fakturor eller fakturor som hamnar mellan systemen.
Gör en konverteringstabell. Om ni får en ny kontoplan eller produktionskodsplan gör projekten en före/efter-tabell som visar vilka gamla koder som blir vilka nya.
Meddela i god tid. Skicka bekräftat datum till AIMZ ett par veckor före bytet.
Låt AIMZ göra konverteringen. Vi gör omläggningen så att den blir rätt i alla projekt, i stället för att varje projektledare gör det själv.
Klargör mottagningsregistret. Kontrollera med leverantören av det nya systemet att AIMZ får tillgång till ankomstregistrerade fakturor. Annars ser ni bara fakturorna när de har behandlats.
Bra att veta
Helt nya upplägg kan kräva anpassning per projekt. Kontakta oss i chatten så tidigt som möjligt, så gör vi en plan tillsammans.