En Endring UE er arbeid som ligger utenfor den opprinnelige leveransen avtalt i kontrakten mellom totalentreprenør og underentreprenør. I AIMZ er dette stedet du registrerer og følger opp alle kostnader som oppstår som følge av slike endringer.
De to beløpene
Selve dialogen med underentreprenøren foregår som regel i e-post eller i eksterne systemer. I AIMZ er fokuset et annet: her registrerer du hva som er varslet og hva du legger til grunn.
Kostnadskrav — beløpet underentreprenøren krever.
Kostnad — beløpet du selv legger til grunn. Det teller i sluttprognosen uansett status.
Kostnad er den viktigste parameteren, fordi det er denne som regulerer sluttprognosen i prosjektet.
Vurder kostnaden tidlig
Du må selv vurdere hvor stor kostnad som skal legges til grunn, gjerne før dialogen med underentreprenøren er landet. Beløpet du registrerer i Kostnad, teller i sluttprognosen med en gang, uansett status. Når endringen settes til Godkjent, settes Kostnad lik kostnadskravet. Settes den til Avvist, settes Kostnad til 0.
Dette er en aktiv vurdering, ikke en registrering av fakta. Du setter en kostnad for noe du mener inntreffer fram i tid.
Eksempel: Du mottar et varsel om endring med kostnadskrav på 100 000 kr. Du vurderer at det realistiske utfallet ligger på 80 000 kr etter forhandling, og setter Kostnad til 80 000. Sluttprognosen tar da høyde for 80 000 med en gang. Kostnadskravet står fortsatt på 100 000, så du har historikken på hva som faktisk ble krevd. Når endringen godkjennes, settes Kostnad lik kostnadskravet.
Statuser i AIMZ
Statusen viser hvor i prosessen endringen står: Varsel, Krav, Tilbud, Godkjent, Avvist, Omtvistet eller Frafalt. Kostnad teller i sluttprognosen uansett status. Ved Godkjent settes Kostnad lik kostnadskravet, og ved Avvist settes den til 0. Les mer i Hva betyr statusene på en Endring UE?
Du kan sette status på hver kostnadslinje for seg, eller sette samme status på alle kostnadslinjene i endringen samtidig ved å trykke Sett alle.
Slik oppretter du en Endring UE
Trykk «+ Endring UE» øverst til høyre over tabellen. Et nytt vindu åpnes.
Fyll inn detaljer som navn, nummer, revisjonsnummer og dato, gruppe, leverandør, kontrakt, dato mottatt og dato besvart.
Gruppe er et egendefinert samlenavn. Du kan velge en eksisterende gruppe eller opprette en ny, f.eks. «Med inntekt» eller «Uten inntekt». Du kan senere sortere eller filtrere på gruppe i tabellen over alle endringer.
Valgfritt: koble endringen til et eksisterende Forventet tillegg. Det valgte forventede tillegget vises nederst i vinduet.
Legg inn en beskrivelse som forklarer grunnlaget for endringen.
Angi status.
Legg til én eller flere kostnadslinjer for endringen. Hver linje representerer et tillegg på en valgt konto eller produksjonskode (PK), med Kostnadskrav og Kostnad.
Trykk Lagre for å fullføre registreringen.
Kobling til Forventet tillegg
Kobler du endringen til et eksisterende Forventet tillegg, reduserer endringen den gjenstående verdien på det forventede tillegget. Kostnaden påvirker bare sluttprognosen dersom beløpet for det forventede tillegget er lavere enn endringsbeløpet.
Med andre ord: endringen «spiser av» avsetningen du allerede har gjort, i stedet for å legge seg på toppen.
Redigere
Trykk på ikonet med tre vertikale prikker til venstre i margen i tabellen.
Velg redigering. Du får opp samme dialogvindu som ved opprettelse.
Oppdater feltene og trykk Lagre.
