Noen selskaper ønsker å styre Rigg og drift ut fra en låst selvkostkalkyle. Kalkylen distribueres da over prosjektperioden én gang, låses, og alle senere justeringer gjøres i Prognose-kolonnen. Du beholder dermed den opprinnelige planen som fast målestokk gjennom hele prosjektet.
Konseptet er valgfritt og aktiveres i innstillingene for modulen. Er du ny i Rigg og drift, les gjerne hovedartikkelen om Rigg og drift først.
1. Oppstart av Rigg og drift
For å ta modulen i bruk må AIMZ vite hvilke produksjonskoder (PK-er) som skal brukes til Rigg og drift.
Gå til Prod. koder og huk av alle PK-er som tilhører Rigg og drift (du kan velge en hel gruppe samtidig).
Trykk på knappen i venstre marg og velg Opprett utgiftsposter.
AIMZ oppretter da én utgiftspost per PK og fordeler den flatt over prosjektperioden som ble definert da prosjektet ble opprettet. Fordelingen kan korrigeres senere. Se også Opprett flere utgiftsposter på én gang.
2. Sett prognoseinnstillingene
Gå til Innstillinger øverst til høyre i Rigg og drift-modulen:
Huk av «Aktiver bruk av låst selvkostkalkyle».
Huk av «Unik produksjonskode for hver utgiftspost» dersom dere kun skal følge opp én utgiftspost per PK.
Sørg for at «Prognose» er valgt for styring av sluttprognosen (i hovedartikkelen omtalt som «Prognose styrer sluttprognosen»).
Slik skal innstillingene se ut:
3. Distribuer selvkostkalkylen per utgiftspost
Første steg er å fordele selvkostkalkylen utover månedene i prosjektet:
Velg fra- og til-periode.
Automatiser fakturaimport til utgiftsposten — velg hvilke finanskontoer som skal knyttes automatisk. Se Automatisk fakturamatching med finanskontoer.
Distribuer kalkylen måned for måned.
Når kalkylen er distribuert, er det viktig at du låser selvkostkalkylen. Prognosen settes da lik selvkostkalkylen. Alle videre endringer gjøres i Prognose-kolonnen — den distribuerte selvkostkalkylen skal alltid stå fast.
Merk: dersom selvkostkalkylen låses opp og deretter låses igjen, blir prognosetallene overskrevet av selvkostkalkylen.
Slik ser det ut før selvkostkalkylen er distribuert og låst:
Slik ser det ut når selvkostkalkylen er låst:
4. Fullfør måneder
For hver måned som går, må måneden fullføres og lukkes. Den antatte prognosen erstattes da med bokførte tall fra regnskapet. Prognosen reberegnes og består av bokførte tall for alle fullførte måneder, pluss distribuert prognose (antatt pådrag) for fremtidige måneder.
Differansen mellom det som var periodisert — prognosen før måneden ble fullført — og de bokførte tallene for PK-en kalles Avvik. Avviket kan fordeles på fremtidige måneder:
Trykk Rediger over tabellen, øverst til venstre.
Klikk på de tre prikkene foran tallet i Avvik-kolonnen.
Velg hvordan du vil fordele avviket over kommende måneder.
Når avviket fordeles, opprettholdes sluttprognosen slik den var før måneden ble lukket.
5. Endre prognosen fremover i tid
Du kan korrigere prognosen for fremtidige måneder når som helst, uavhengig av om en periode skal lukkes. Det kan gjøres på to måter:
Direkte i tabellen: trykk Rediger over tabellen, øverst til venstre. Du kan da endre alle måneder som ikke er fullført. Gjør endringene og trykk Lagre øverst til venstre.
I dialogen for utgiftsposten: hold musepekeren over navnet på utgiftsposten og trykk rediger-knappen til venstre i cellen.
Tre huskeregler
Lås selvkostkalkylen etter distribusjon — og la den stå.
Gjør alle endringer underveis i Prognose-kolonnen, bortsett fra ved fullføring av måneder.
Ved fullføring av måneder: ønsker du å holde sluttprognosen uendret, fordeler du avviket for hver utgiftspost i tabellen.