Rigg og Drift er fellesbetegnelsen for kostnadene du pådrar deg for å etablere, drifte og vedlikeholde selve byggeplassen — i motsetning til de direkte kostnadene knyttet til byggearbeidet, altså materialer og arbeidstimer på de permanente bygningsdelene.
I praksis er det «kostnaden ved å være på byggeplassen»: infrastrukturen og administrasjonen som trengs for å gjennomføre prosjektet, uavhengig av hvilke konkrete bygningsdeler som bygges.
Kostnadene skilles gjerne ut i en egen gruppe av kontoer eller prod.koder, og utgjør typisk 10–15 % av prosjektets totale kostnader.
Hva inngår
Rigg — etablering
Byggegjerder, porter og sikring av området
Brakkerigg — kontor- og velferdsbrakker for de ansatte
Kraner, heiser og stillas som brukes på tvers av hele byggeplassen, ikke knyttet til ett spesifikt fag
Midlertidige veier, midlertidig strøm, vann og avløp
Skilting og logistikk på byggeplassen
Drift — løpende
Anleggsledelse og administrativt personell, altså byggeplassledelse
Renhold og avfallshåndtering
Strøm, oppvarming og drivstoff i byggeperioden
Løpende vedlikehold av riggen
HMS-kostnader
Kort sagt: Rigg og Drift er den faste overheaden ved å drifte byggeplassen. Den belastes over tid, og den er direkte følsom for hvor lenge prosjektet varer.
Hvorfor det følges opp annerledes
Kostnadene i Rigg og Drift er i utgangspunktet ikke avtalte fastpriser, slik man ofte ser i kontraktsarbeider. De er basert på forbruk over tid, og det er prosjektledelsen selv som må styre og følge opp forbruket løpende.
Noen kostnader er likevel relativt forutsigbare fordi de er knyttet til faste leiekostnader — for eksempel leie av brakkerigg. Men også disse er direkte avhengige av endelig byggetid: jo lenger byggeperiode, jo lengre leieperiode og høyere totalkostnad.
Periodisering og fullføring av måneder
For å styre kostnadene fordeler du budsjettet over måneder i prosjektperioden. Det er dette som kalles periodisering.
Når en måned er ferdig og passert, kan du velge å fullføre måneden. Da erstattes den planlagte, periodiserte kostnaden med den faktisk påløpte kostnaden for perioden.
Sluttprognosen beregnes dermed som en kombinasjon av:
Faktisk bokførte kostnader i fullførte perioder
Planlagte, periodiserte kostnader i perioder som ennå ikke er fullført
Utgiftsposter
Kostnader i Rigg og Drift opprettes som utgiftsposter. Hver konto eller prod.kode kan ha én eller flere, avhengig av hvor detaljert oppfølging du ønsker.
Ved opprettelse angir du:
Prod.kode eller konto — hvilken konto utgiftsposten tilhører
Type — enten Rigg og Drift for generelle driftskostnader, eller Bemanningsplan, der du styrer bemanningen ved å legge inn flere ressurser per utgiftspost
Periode — tidsrommet kostnaden skal distribueres over. Prosjektperioden settes som standard, men kan justeres
Navn: AIMZ vil automatisk sette lik navn på PK som blir valgt, men det kan endres på.
Finanskontoer (valgfritt) — hvilke finanskontoer som automatisk skal kobles til utgiftsposten
Fordeling av kostnad — kostnaden distribueres per måned. Du kan velge å fordele gjenstående budsjett jevnt (1), fordele eksisterende budsjett jevnt (grønn) eller benytt AI med tekst (blå). Eks. skrive: "mindre i begynnelse, og mer til slutt"
Det finnes en innstilling der du kan velge å kun følge opp én utgiftspost per konto eller prod.kode. Det forenkler oppfølgingen, siden faktiske påløpte kostnader da entydig kan kobles til riktig utgiftspost — det finnes bare ett alternativ å velge mellom.
Budsjett og prognose per utgiftspost
Hver utgiftspost har et budsjett som holdes fast. Den periodiserte kostnaden reflekterer dette budsjettet ved prosjektstart, men kan avvike etter hvert som virkeligheten endrer seg fra det som opprinnelig var planlagt.
Viktig: budsjettet for samtlige utgiftsposter under en konto eller prod.kode bør til sammen samsvare med budsjettet for den kontoen.
Hver utgiftspost får sin egen prognose. Summen av prognosene for alle utgiftsposter innenfor én konto akkumuleres opp og påvirker sluttprognosen for kontoen — og dermed prosjektets totale sluttprognose.
Merk terminologien: vi kaller det bevisst «prognose», ikke «sluttprognose», når vi snakker om en enkelt utgiftspost. Det er for å unngå forveksling med prosjektets samlede sluttprognose.
Innstilling: hva skal styre sluttprognosen?
Du kan velge mellom to prinsipper:
1. Budsjett styrer sluttprognosen. Sluttprognosen settes lik det opprinnelige budsjettet for utgiftsposten, uavhengig av hvordan kostnaden faktisk er distribuert. Selv om du justerer fordelingen mellom måneder eller fullfører måneder med avvik, forblir sluttprognosen uendret.
2. Prognose styrer sluttprognosen — standardvalg og anbefalt. Sluttprognosen følger prognosen for utgiftsposten, altså kombinasjonen av faktisk bokførte kostnader i fullførte perioder og planlagte kostnader i gjenværende. Dette gir et mer dynamisk og oppdatert bilde etter hvert som avvik oppstår.
Innstillingen er sentral å forstå, fordi den avgjør om håndtering av avvik faktisk får konsekvens for sluttprognosen, eller om sluttprognosen forblir låst til det opprinnelige budsjettet.
Rev. Budsjett
Rev. Budsjett = opprinnelig budsjett + godkjente Endring BH som er koblet til utgiftsposten.
Med rev. budsjett menes at prosjektet har mer penger å rutte med, fordi det er tilført ekstra midler på inntektssiden. Rev. budsjett justeres kun med kostnaden knyttet til den aktuelle Endring BH — ikke med andre forhold.
To avviksbegreper
1. Avvik fra Rev. Budsjett — differansen mellom sluttprognosen og rev. budsjett.
Positivt avvik: sluttprognosen er lavere enn rev. budsjett. Bedre enn normert, du har penger til gode.
Negativt avvik: sluttprognosen er høyere enn rev. budsjett. Mindre fortjeneste enn opprinnelig forutsatt.
2. Avvik — det akkumulerte avviket mellom hva som var periodisert kostnad for en gitt måned og hva som faktisk ble bokført, summert over alle fullførte måneder.
Finner du ikke disse kan du syneliggjøre disse ved å trykke på kolonner.
Håndtering av avvik ved fullføring av måned
Når du fullfører en måned, vil det så godt som alltid oppstå et avvik. Det er sjelden man klarer å planlegge kostnadspådraget for en måned helt nøyaktig.
Du må da ta stilling til hvordan avviket skal håndteres:
Godkjenne avviket — sluttprognosen endres i tråd med differansen mellom planlagt og faktisk påløpt kostnad for måneden. Dette forutsetter at innstillingen «Prognose styrer sluttprognosen» er valgt.
Distribuere avviket videre — ønsker du å jevne ut avviket slik at det ikke gir direkte utslag på sluttprognosen, kan det fordeles over kommende måneder.
Først må du inn i redigeringsmodus:
Distribusjon kan gjøres manuelt ved å legge inn tall direkte i tabellen, eller via forhåndsdefinerte alternativer:
Distribuer til neste åpne måned
Distribuer til siste måned
Distribuer proporsjonalt utover kommende måneder
Distribuer flatt utover kommende måneder
