AIMZ integrerer mot flere ERP- og regnskapssystemer og henter automatisk inn fakturaer og interne føringer, som for eksempel lønn. Både innkommende og utgående. Oppdateringen skjer omtrent hvert 15. minutt, eller sjeldnere avhengig av hvilket system du er koblet mot.
Hva hentes inn automatisk
Fakturanummer
Leverandør
Finanskontonummer
Produksjonskodenummer
Bokført dato
Fakturadato
Forfallsdato
Kommentarer
Fakturabeløp
Inneståendebeløp — hentes automatisk fra enkelte systemer
Hvor fakturaene havner
Du finner fakturaene i menyen «Faktura» i venstre marg, eller i detaljvisningen til den enkelte konto eller prod.kode.
Fakturaene plasseres automatisk på riktig konto eller prod.kode. Har en faktura en konto eller prod.kode som ikke er registrert på prosjektet, samles den under en konto som heter «uten konto/prod.kode».
Om oppfølgingen skjer på konto eller på prod.kode, avgjøres av en innstilling under prosjektinnstillinger, der du velger om budsjettet skal legges opp etter konto eller etter produksjonskode. Valget gjelder for det prosjektet du redigerer og bestemmer hvilket nivå fakturaene grupperes på.
Det viktige valget: tilknytte eller ikke
Du kan velge mellom to tilnærminger for hver faktura:
La fakturaen ligge på konto/prod.koden. Ingen videre handling nødvendig.
Tilknytte fakturaen aktivt til et kostnadsobjekt — et Innkjøp, en LPS, en Endring UE eller et Motkrav.
Tilknytter du aktivt, får du en mer detaljert oppfølging, og du kan følge med på om den planlagte kostnaden for det spesifikke kostnadsobjektet overskrides.
Følger du prosjektet opp per prod.kode, finnes det i tillegg en måte å få deler av tilknytningen til å skje automatisk — se «Automatisk kobling via finanskontoer» lenger ned.
Prognoselekkasje
Tilknytter du ikke fakturaen til en spesifikk kostnad, risikerer du at det kommer inn fakturaer for kostnader som ikke er registrert i prosjektet. Da får du «lekkasje» i prognosen: bokførte kostnader som ikke er hensyntatt i sluttprognosen.
Konsekvensen er at sluttprognosen gir et feil bilde av den reelle situasjonen. Dette er hovedgrunnen til at tilknytning er verdt arbeidet.
Automatisk kobling via finanskontoer
All tilknytning må ikke gjøres manuelt. På hver utgiftspost i Rigg og Drift kan du angi hvilke finanskontoer som skal kobles automatisk. Fakturaer som bokføres på disse finanskontoene, kobles da til riktig utgiftspost basert på prod.koden — uten at du gjør noe per faktura.
Dette er kun relevant dersom du følger opp prosjektet per prod.kode, ikke per konto.
Automatikken fungerer best sammen med innstillingen i Rigg og Drift-menyen om å følge opp kun én utgiftspost per konto/prod.kode. Da finnes det bare ett alternativ å koble til, og koblingen blir entydig.
Når beløpet overstiger planlagt kostnad
AIMZ følger med på om beløpet på en faktura overstiger den planlagte kostnaden. Overstiger den, får du beskjed og kan velge å oppdatere kostnaden til det bokførte beløpet etter å ha trykket på valgt tilknyttning.
Vet du at det fortsatt vil påløpe mer kostnader på samme kostnadsobjekt, er det viktig å sette det beløpet du antar blir sluttresultatet — ikke bare det som er bokført så langt. Ellers gir prognosen et for optimistisk bilde.
Fire statuser
Status | Betyr |
| Fakturaen har kommet inn og fått prosjektnummeret, men er ikke ferdig bokført. Den ligger «på flyt». Du kan allerede her tilknytte den til riktig planlagt kostnad. |
| Ferdig bokført i regnskapssystemet, men ikke tilknyttet en planlagt kostnad. Klar til å tilknyttes. |
| Ferdig bokført og tilknyttet en planlagt kostnad. |
| Aktivt avvist av bruker. |
Mottaksregistrert
Uten tilknytning
Tilknyttet
Avvist
Betalingsstatus
I kolonnen for fakturabeløp vises et ikon i cellen til venstre for beløpet:
Advarselsikon — fakturaen er parkert eller ikke betalt i tid. Ikonet blir stående så lenge fakturaen ikke er fullstendig betalt og forfallsdatoen er passert.
Advarselsikon — fakturaen er parkert eller ikke betalt i tid. Ikonet blir stående så lenge fakturaen ikke er fullstendig betalt og forfallsdatoen er passert.
Avvise og dele opp
I fakturatabellen finner du tre prikker i venstre marg. Der ligger valgene for å avvise en faktura, og for å dele den opp.
Oppdeling brukes typisk når en faktura omfatter to eller flere planlagte kostnader — for eksempel når deler av beløpet skal tilknyttes en endringsmelding og resten kontraktsarbeider.
Fakturabilde og vedlegg
Bildet av fakturaen vises sammen med eventuelle vedlegg, dersom regnskapssystemet tillater det. Vedlegget kan lastes ned som pdf nederst i visningen.
