Prosjektrapportering forekommer i ulike former i en bedrift. Formålet er å gi andre i organisasjonen en statusoppdatering på prosjektet. Rapporteringen går typisk oppover i organisasjonshierarkiet, til et nivå som er ansvarlig for en hel portefølje av prosjekter — ikke bare det enkelte prosjektet.
Frekvensen varierer fra bedrift til bedrift, fra månedlig til kvartalsvis. I forbindelse med sommerferien er det ikke uvanlig at noen slår sammen to måneder til én rapporteringsperiode.
Hva som måles
Felles for alle rapporter er at de skaper et øyeblikksbilde av utvalgte prosjektdata på et gitt tidspunkt. Hva man ønsker å måle varierer, men typiske gjengangere er:
Sluttprognose
Inntektsprognose
Dekningsgrad
Ferdiggrad
Bokført kostnad
Bokført inntekt
Hvorfor AIMZ kan gjøre dette
Alle prosjektvariabler i AIMZ blir tracket til enhver tid — hva som ble registrert, når det ble registrert, og hvilken bruker som registrerte det.
Det gir en sporbarhet som er selve grunnlaget for rapporteringsfunksjonen: du kan hente fram hvordan prosjektet så ut på et bestemt tidspunkt, ikke bare hvordan det ser ut nå.
Opprette en rapport
Det trengs lite informasjon:
Navn på rapporten
Prognosedato
Bokført dato, eller periode
Kombinasjonen av bokførte tall og prognosetall utgjør til sammen én rapport — et øyeblikksbilde du kan gå tilbake til senere. På blant annet hjem-skjermen kan du deretter sammenligne KPI-er mot tidligere rapporter for å se utvikling over tid.
Prognosedato og bokført dato
Dette skillet er sentralt for å forstå logikken bak en rapport.
Prognosedato er datoen du legger til grunn for alle variabler i rapporten — altså hvordan prosjektet så ut på akkurat dette tidspunktet, basert på gjeldende prognoser.
Du kan også velge klokkeslett innenfor datoen.
Bokført dato er datoen du ser på inngående og utgående fakturaer. Den henter fakturaer som er bokført opp til og med den valgte måneden eller datoen.
Hvorfor to ulike datoer?
Fordi rapporteringstidspunktet sjelden faller sammen med slutten av perioden du rapporterer for.
Eksempel: Du rapporterer for mai, men gjør det typisk 1–2 uker inn i juni. Da vil du ha:
Prognosedato = dagens dato, altså inn i juni — fordi du vil ha det nyeste og mest oppdaterte øyeblikksbildet av prosjektets prognoser, selv om du formelt rapporterer «for mai»
Bokført dato = til og med mai — fordi de bokførte tallene kun skal vises opp til den perioden du faktisk rapporterer for, og ikke inkludere fakturaer bokført i juni
På denne måten kombinerer rapporten det ferskeste prognosebildet med korrekt avgrensede, historiske bokførte tall for riktig periode.