De fleste tar AIMZ i bruk på prosjekter som allerede er i gang. Det går fint — du må bare gjøre tingene i riktig rekkefølge, slik at kostnadene som allerede er bokført havner på riktig produksjonskode.
Rekkefølgen
Opprett prosjektet med riktig prosjektnummer. Prosjektnummeret må være identisk med nummeret i regnskapssystemet. Er det feil, kommer ingen fakturaer inn. Se «Hvorfor er det viktig at prosjektnummeret stemmer med regnskapssystemet?»
Importer produksjonskodene. Gjør dette før kalkylen, så kobles kalkylelinjene automatisk mot riktig kode.
Importer kalkylen. Sett den til Utkast mens du kvalitetssikrer tallene, og til Produksjon når den skal gjelde som grunnlag.
Gå gjennom fakturaene som allerede ligger der. Historiske kostnader hentes inn fra regnskapssystemet og legger seg under «Uten konto/prod.kode» til de tilknyttes. Dette er ofte den største jobben i oppstarten — sett av tid til den.
Registrer kontraktene som allerede er inngått. Legg inn UE-kontrakter og bestillinger i Innkjøp med avtalt sum, slik at budsjettet erstattes av reelle tall.
Legg inn endringer som allerede er avtalt. Både mot underentreprenører og mot byggherre, med riktig status.
Importering kan gjøres igjen
Oppdager du at strukturen ble feil, kan du importere på nytt — også på et prosjekt der det allerede ligger bokførte fakturaer. Vær oppmerksom på to ting:
Kolonnematchingen må settes på nytt hvis du har endret malen mellom importene.
Importerer du de samme linjene om igjen, får du dem to ganger. Fjern raden i forhåndsvisningen eller slett linjene i etterkant.