I AIMZ defineres Innkjøp som alle planlagte eller gjennomførte forpliktelser i form av avtaler med leverandører eller underentreprenører som skal levere varer eller tjenester til prosjektet.
Det gjelder både avtaler du planlegger å inngå i fremtiden, og innkjøp som allerede er gjennomført.
For hver konto eller prod.kode kan du opprette ett eller flere innkjøp. Omvendt kan ett innkjøp være tilknyttet én eller flere kontoer.
To hovedtyper
Kjøp brukes for enkle, engangsbaserte innkjøp der betaling fra hovedentreprenør til leverandør skjer én gang, og avtaleforholdet opphører etter dette.
Eksempler:
Bestilling av røykluke direkte fra leverandør, der installasjonen utføres av en underentreprenør
Kjøp av materialer eller forbruksmateriell — for eksempel et planlagt kjøp på 50 000 kr til festemidler
Slike kjøp fungerer ofte som budsjettposter, der du selv justerer budsjettet avhengig av hvor stor del av kjøpet som skal påvirke sluttprognosen. For denne typen er det normalt ikke behov for oppfølging av endringer eller andre avsetninger.
Kontrakt brukes ved mer omfattende leveranser der det foreligger en formell avtale mellom hovedentreprenør og underentreprenør — typisk fastpriskontrakter, eller kontrakter som styres etter en definert målsum.
Dette gjelder ofte underentrepriser der arbeidet utføres over tid, og betaling skjer i henhold til en avtalt betalingsplan.
Kontrakter benyttes når avtalen er regulert i avtaleform iht. Norsk Standard, og hvor det er behov for å følge opp endringer, avsetninger og prognoseutvikling fortløpende.
Innkjøp overtar budsjettets rolle
Før det er opprettet innkjøp for en konto eller prod.kode, er det budsjettet som danner grunnlaget for sluttprognosen.
I det øyeblikket du oppretter innkjøp for en konto, overtar innkjøpene denne rollen. Summen av alle innkjøp registrert på kontoen utgjør nå grunnlaget for sluttprognosen for den kontoen.
Slik oppretter du et innkjøp
1.Trykk «+ Innkjøp» øverst til høyre. Et dialogvindu åpnes.
2.Navngi innkjøpet slik at det er lett gjenkjennbart i oversikten.
3.Velg type innkjøp — kontrakt eller kjøp.
4.Velg leverandør eller underentreprenør som skal være kontraktspart. Eller legg til en ny leverandør direkte.
Under mer informasjon kan du i tillegg legge til:
En beskrivelse som forklarer kontraktens innhold eller formål
Kontraktsperiode — start- og sluttdato
Entrepriseform, for eksempel NS 8415 eller annen relevant standard
Kontraktsansvarlig — velg blant brukerne i prosjektet
Deretter:
1.Sett status — Planlagt hvis kontrakten ennå ikke er inngått, Kjøpt inn hvis den er inngått og aktiv.
2. Legg til kontoer eller prod.koder som inngår. For hver angir du en kostnad.
3. Legg til eventuelle opsjoner tilknyttet kontrakten.
Merk: opsjoner medregnes ikke i sluttprognosen før de er aktivert.