All kostnadsoppfølging i et prosjekt brytes ned på enten konto eller produksjonskode. Dette er fundamentet alt annet henger på: alle kostnadsobjekter — Endring UE, Motkrav, kontrakt, innkjøp og så videre — angis med en konto eller prod.kode.
Konto eller produksjonskode
Konto: du følger opp kostnader i tråd med hvordan du bokfører på regnskapskontoer i regnskapssystemet.
Produksjonskode: du tilfører én ny dimensjon. Bokførte kostnader ligger fortsatt på regnskapskonto, men grupperes under en produksjonskode. Oppfølging av sluttprognose skjer da på prod.kode-nivå, ikke på ren regnskapskonto-nivå.
Alle kostnader på hver enkelt prod.kode eller konto aggregeres opp til prosjektets samlede sluttprognose.
Det finnes også et alternativ som heter «Uten prod.kode». Alle kostnader som ikke er koblet til en spesifikk prod.kode, legges automatisk i en fallback-prod.kode.
Sluttprognosen beregnes i to faser
Hvordan sluttprognosen beregnes på en prod.kode avhenger av hvor i prosjektet du er.
1. Kalkyle
Før det er opprettet noen innkjøp på prod.koden, er det budsjettet — hentet fra selvkostkalkylen for konto/prod.koden — som utgjør sluttprognosen.
Sluttprognose → Kalkyle → Budsjett (selvkostkalkylen for konto/prod.koden)
2. Produksjon
I det øyeblikket du knytter et innkjøp til prod.koden for første gang, går du fra kalkylemodus over i produksjonsmodus. Nå er det ikke lenger budsjettet, men kontrakt eller kjøp — samt tilhørende kostnadsobjekter — som utgjør fundamentet:
Sluttprognose → Produksjon → Kontrakt/kjøp, med følgende justeringer:
Endring UE
Motkrav (trekker fra)
LPS
Forventet tillegg
Usikkerhet
Alle disse elementene summeres opp og utgjør sluttprognosen for prod.koden når du er i produksjonsfasen.
Dette skiftet er verdt å forstå godt. Det forklarer hvorfor sluttprognosen kan endre seg når du oppretter ditt første innkjøp på en konto — grunnlaget for beregningen er byttet ut.