Når dere bytter regnskapssystem, må integrasjonen mot AIMZ legges om. Det viktigste er en helt klar cutoff-dato for når fakturaer hentes fra det gamle og det nye systemet, og en konverteringstabell for produksjonskodene på prosjektene som allerede ligger i AIMZ. Gi AIMZ beskjed i god tid, så gjør vi omleggingen for dere.
Slik forbereder dere byttet
Bestem en cutoff-dato. Det må være helt klart fra hvilken dato fakturaer hentes fra det nye systemet. Da unngår dere dobbeltfakturaer eller fakturaer som faller mellom.
Lag en konverteringstabell. Får dere ny kontoplan eller produksjonskodeplan, lager prosjektene en før/etter-tabell som viser hvilke gamle koder som blir hvilke nye.
Gi beskjed i god tid. Send bekreftet dato til AIMZ et par uker før byttet.
La AIMZ gjøre konverteringen. Vi gjør omleggingen, så den blir riktig på alle prosjekter, i stedet for at hver prosjektleder gjør det selv.
Avklar mottaksregisteret. Sjekk med leverandøren av det nye systemet at AIMZ får tilgang til mottaksregistrerte fakturaer. Ellers ser dere bare fakturaene når de er behandlet.
Godt å vite
Helt nye oppsett kan kreve tilpasning per prosjekt. Ta kontakt i chatten så tidlig som mulig, så lager vi en plan sammen.