Projektrapportering förekommer i olika former i ett företag. Syftet är att ge andra i organisationen en statusuppdatering om projektet. Rapporteringen går vanligtvis uppåt i organisationshierarkin, till en nivå som ansvarar för en hel portfölj av projekt – inte bara det enskilda projektet.
Frekvensen varierar från företag till företag, från månadsvis till kvartalsvis. I samband med sommarsemestern är det inte ovanligt att man slår ihop två månader till en rapporteringsperiod.
Vad som mäts
Gemensamt för alla rapporter är att de skapar en ögonblicksbild av utvalda projektdata vid en given tidpunkt. Vad man vill mäta varierar, men typiska återkommande mått är:
Slutprognos
Intäktsprognos
Täckningsgrad
Färdigställandegrad
Bokförd kostnad
Bokförd intäkt
Varför AIMZ kan göra detta
Alla projektvariabler i AIMZ följs upp hela tiden – vad som registrerades, när det registrerades och vilken användare som registrerade det.
Det ger en spårbarhet som är själva grunden för rapporteringsfunktionen: du kan ta fram hur projektet såg ut vid en viss tidpunkt, inte bara hur det ser ut nu.
Skapa en rapport
Gå till rapportmodulen i projektet och skapa en ny rapport. Det behövs lite information:
Namn på rapporten
Prognosdatum
Bokfört datum, eller period
Kombinationen av bokförda siffror och prognossiffror utgör tillsammans en rapport – en ögonblicksbild som du kan gå tillbaka till senare. Bland annat på startskärmen kan du sedan jämföra KPI:er med tidigare rapporter för att se utvecklingen över tid. Läs mer i Jämför en rapport med föregående period.
Prognosdatum och bokfört datum
Den här skillnaden är central för att förstå logiken bakom en rapport.
Prognosdatum är det datum du utgår från för alla variabler i rapporten – alltså hur projektet såg ut vid just den tidpunkten, baserat på gällande prognoser. Du kan också välja klockslag inom datumet.
Bokfört datum är det datum du tittar på för inkommande och utgående fakturor. Det hämtar fakturor som är bokförda till och med vald månad eller valt datum.
Varför två olika datum?
Eftersom rapporteringstidpunkten sällan sammanfaller med slutet av den period du rapporterar för.
Exempel: Du rapporterar för maj, men gör det vanligtvis 1–2 veckor in i juni. Då vill du ha:
Prognosdatum = dagens datum, alltså in i juni – eftersom du vill ha den senaste och mest uppdaterade ögonblicksbilden av projektets prognoser, även om du formellt rapporterar «för maj»
Bokfört datum = till och med maj – eftersom de bokförda siffrorna bara ska visas fram till den period du faktiskt rapporterar för, och inte inkludera fakturor bokförda i juni
På så sätt kombinerar rapporten den färskaste prognosbilden med korrekt avgränsade, historiska bokförda siffror för rätt period.