Löpande kostnader är samlingsnamnet på de kostnader du har för att etablera, driva och underhålla själva byggarbetsplatsen – till skillnad från de direkta kostnaderna för byggarbetet, alltså material och arbetstimmar på de permanenta byggnadsdelarna.
I praktiken är det «kostnaden för att vara på byggarbetsplatsen»: den infrastruktur och administration som behövs för att genomföra projektet, oavsett vilka konkreta byggnadsdelar som byggs.
Kostnaderna brukar särskiljas i en egen grupp av konton eller produktionskoder (prod. koder) och utgör typiskt 10–15 % av projektets totala kostnader.
Vad ingår
Rigg – etablering
Byggstängsel, grindar och inhägnad av området
Bodetablering – kontors- och personalbodar för de anställda
Kranar, hissar och ställningar som används över hela byggarbetsplatsen, inte knutna till ett specifikt yrke
Tillfälliga vägar, tillfällig el, vatten och avlopp
Skyltning och logistik på byggarbetsplatsen
Drift – löpande
Platsledning och administrativ personal, alltså arbetsplatsledning
Städning och avfallshantering
El, uppvärmning och drivmedel under byggtiden
Löpande underhåll av etableringen
KMA-kostnader (kvalitet, miljö och arbetsmiljö)
Kort sagt: Löpande kostnader är den fasta omkostnaden för att driva byggarbetsplatsen. Den belastas över tid och är direkt känslig för hur länge projektet pågår.
Varför de följs upp annorlunda
Löpande kostnader är i grunden inte avtalade fasta priser, som man ofta ser i kontraktsarbeten. De bygger på förbrukning över tid, och det är projektledningen själv som måste styra och följa upp förbrukningen löpande.
Vissa kostnader är ändå relativt förutsägbara eftersom de är knutna till fasta hyreskostnader – till exempel hyra av bodar. Men även dessa är direkt beroende av den slutliga byggtiden: ju längre byggtid, desto längre hyresperiod och desto högre totalkostnad.
Periodisering och slutförande av månader
För att styra kostnaderna fördelar du budgeten över månaderna i projektperioden. Det är detta som kallas periodisering.
När en månad är avslutad och passerad kan du välja att slutföra månaden. Då ersätts den planerade, periodiserade kostnaden med den faktiskt upparbetade kostnaden för perioden.
Slutprognosen beräknas därmed som en kombination av:
Faktiskt bokförda kostnader i slutförda perioder
Planerade, periodiserade kostnader i perioder som ännu inte är slutförda
Utgiftsposter
Kostnader i Löpande kostnader skapas som utgiftsposter. Varje konto eller prod. kod kan ha en eller flera, beroende på hur detaljerad uppföljning du vill ha. Ska du skapa många samtidigt, se Skapa flera utgiftsposter på en gång.
När du skapar en utgiftspost anger du:
Prod. kod eller konto – vilken prod. kod eller vilket konto utgiftsposten tillhör
Typ – antingen Löpande kostnader för allmänna driftskostnader, eller Bemanningsplan (plan för bemanning över tid), där du styr bemanningen genom att lägga in flera resurser per utgiftspost
Period – tidsrymden som kostnaden ska fördelas över. Projektperioden anges som standard, men kan justeras
Namn – AIMZ ger automatiskt utgiftsposten samma namn som produktionskoden du väljer, men du kan ändra det
Automatisering av fakturaimport (valfritt) – vilka finanskonton som automatiskt ska kopplas till utgiftsposten. Se Automatisk fakturamatchning med finanskonton
Fördelning av kostnad – kostnaden fördelas per månad. Du kan välja att:
fördela återstående budget jämnt
fördela befintlig budget jämnt
använda AI med text – skriv till exempel «mindre i början och mer mot slutet»
Med inställningen «Unik produktionskod för varje utgiftspost» kan du välja att bara följa upp en utgiftspost per konto eller prod. kod. Det förenklar uppföljningen, eftersom faktiskt upparbetade kostnader då entydigt kan kopplas till rätt utgiftspost – det finns bara ett alternativ att välja. Inställningen finns under Inställningar uppe till höger i modulen Löpande kostnader.
Budget och prognos per utgiftspost
Varje utgiftspost har en budget som hålls fast. Den periodiserade kostnaden speglar denna budget vid projektstart, men kan avvika i takt med att verkligheten skiljer sig från det som ursprungligen planerades.
Viktigt: budgeten för samtliga utgiftsposter under ett konto eller en prod. kod bör sammanlagt stämma överens med budgeten för det kontot.
Varje utgiftspost får sin egen prognos. Summan av prognoserna för alla utgiftsposter inom ett konto ackumuleras och påverkar slutprognosen för kontot – och därmed projektets totala slutprognos.
Observera terminologin: vi säger medvetet «prognos», inte «slutprognos», när vi talar om en enskild utgiftspost. Det är för att undvika förväxling med projektets samlade slutprognos.
Inställning: vad ska styra slutprognosen?
Under Inställningar uppe till höger i modulen Löpande kostnader kan du välja mellan två principer:
1. Budget styr slutprognosen. Slutprognosen sätts lika med den ursprungliga budgeten för utgiftsposten, oavsett hur kostnaden faktiskt är fördelad. Även om du justerar fördelningen mellan månader eller slutför månader med avvikelser förblir slutprognosen oförändrad.
2. Prognos styr slutprognosen – standardval och rekommenderat. Slutprognosen följer prognosen för utgiftsposten, alltså kombinationen av faktiskt bokförda kostnader i slutförda perioder och planerade kostnader i återstående perioder. Det ger en mer dynamisk och uppdaterad bild i takt med att avvikelser uppstår.
Inställningen är viktig att förstå, eftersom den avgör om hanteringen av avvikelser faktiskt får konsekvenser för slutprognosen, eller om slutprognosen förblir låst till den ursprungliga budgeten.
Observera: i inställningarna kan alternativen också heta «Prognos» och «Högsta av budget och prognos». Se Vad är skillnaden mellan «Prognos» och «Högsta av budget och prognos» för periodiserade kostnader?
Revid. budget
Revid. budget = ursprunglig budget + godkända ÄTA BH som är kopplade till utgiftsposten. ÄTA BH är ändringar mot beställaren som ger projektet extra intäkter.
Med revid. budget menas att projektet har mer pengar att röra sig med, eftersom extra medel har tillförts på intäktssidan. Revid. budget justeras endast med kostnaden som är kopplad till den aktuella ÄTA BH – inte av andra förhållanden.
Två avvikelsebegrepp
1. Avvikelse från revid. budget – skillnaden mellan slutprognosen och revid. budget.
Positiv avvikelse: slutprognosen är lägre än revid. budget. Du ligger bättre till än budgeterat och har pengar till godo.
Negativ avvikelse: slutprognosen är högre än revid. budget. Mindre vinst än ursprungligen beräknat.
2. Avvikelse – den ackumulerade avvikelsen mellan den periodiserade kostnaden för en viss månad och det som faktiskt bokfördes, summerat över alla slutförda månader.
Hittar du inte dessa kolumner kan du visa dem genom att klicka på Kolumner.
Hantera avvikelser när en månad slutförs
När du slutför en månad uppstår det så gott som alltid en avvikelse. Det är sällan man lyckas planera kostnadsutfallet för en månad helt exakt.
Du behöver då ta ställning till hur avvikelsen ska hanteras:
Godkänna avvikelsen – slutprognosen ändras i linje med skillnaden mellan planerad och faktiskt upparbetad kostnad för månaden. Det förutsätter att inställningen «Prognos styr slutprognosen» är vald.
Fördela avvikelsen vidare – vill du jämna ut avvikelsen så att den inte slår direkt på slutprognosen kan den fördelas över kommande månader.
Först behöver du gå in i redigeringsläge:
Fördelningen kan göras manuellt genom att skriva in siffror direkt i tabellen, eller via fördefinierade alternativ:
Fördela till nästa öppna månad
Fördela till sista månaden
Fördela proportionellt över kommande månader
Fördela jämnt över kommande månader
Låst självkostnadskalkyl
Vissa företag vill styra löpande kostnader utifrån en låst självkostnadskalkyl, där kalkylen fördelas över projektperioden en gång, låses, och alla senare justeringar görs i kolumnen Prognos. Konceptet är valfritt och aktiveras under Inställningar i modulen.
Se den separata artikeln för hela tillvägagångssättet: Låst självkostnadskalkyl i Löpande kostnader.