Vissa företag vill styra Löpande kostnader utifrån en låst självkostnadskalkyl. Kalkylen fördelas då över projektperioden en gång, låses, och alla senare justeringar görs i kolumnen Prognos. På så sätt behåller du den ursprungliga planen som en fast måttstock genom hela projektet.
Konceptet är valfritt och aktiveras i modulens inställningar. Är du ny i Löpande kostnader kan du gärna läsa huvudartikeln om Löpande kostnader först.
1. Uppstart av Löpande kostnader
För att börja använda modulen måste AIMZ veta vilka produktionskoder (prod. koder) som ska användas för Löpande kostnader.
Gå till Prod. koder och markera alla prod. koder som hör till Löpande kostnader (du kan välja en hel grupp samtidigt).
Klicka på knappen i vänstermarginalen och välj Skapa utgiftsposter.
AIMZ skapar då en utgiftspost per prod. kod och fördelar den jämnt över den projektperiod som definierades när projektet skapades. Fördelningen kan justeras senare. Se även Skapa flera utgiftsposter på en gång.
2. Ange prognosinställningarna
Gå till Inställningar uppe till höger i modulen Löpande kostnader:
Markera «Aktivera användning av låst självkostnadskalkyl».
Markera «Unik produktionskod för varje utgiftspost» om ni bara ska följa upp en utgiftspost per prod. kod.
Se till att «Prognos» är vald för styrning av slutprognosen (i huvudartikeln kallat «Prognos styr slutprognosen»).
Så här ska inställningarna se ut:
3. Fördela självkostnadskalkylen per utgiftspost
Första steget är att fördela självkostnadskalkylen över projektets månader:
Välj från- och till-period.
Automatisera fakturaimporten till utgiftsposten – välj vilka finanskonton som ska kopplas automatiskt. Se Automatisk fakturamatchning med finanskonton.
Fördela kalkylen månad för månad.
När kalkylen är fördelad är det viktigt att du låser självkostnadskalkylen. Prognosen sätts då lika med självkostnadskalkylen. Alla fortsatta ändringar görs i kolumnen Prognos – den fördelade självkostnadskalkylen ska alltid ligga fast.
Obs! Om självkostnadskalkylen låses upp och sedan låses igen skrivs prognossiffrorna över av självkostnadskalkylen.
Så här ser det ut innan självkostnadskalkylen har fördelats och låsts:
Så här ser det ut när självkostnadskalkylen är låst:
4. Slutför månader
För varje månad som går måste månaden slutföras och stängas. Den antagna prognosen ersätts då med bokförda siffror från redovisningen. Prognosen räknas om och består av bokförda siffror för alla slutförda månader plus fördelad prognos (antagen upparbetning) för kommande månader.
Skillnaden mellan det som var periodiserat – prognosen innan månaden slutfördes – och de bokförda siffrorna för prod. koden kallas Avvikelse. Avvikelsen kan fördelas på kommande månader:
Klicka på Redigera ovanför tabellen, uppe till vänster.
Klicka på de tre punkterna framför talet i kolumnen Avvikelse.
Välj hur du vill fördela avvikelsen över kommande månader.
När avvikelsen fördelas behålls slutprognosen som den var innan månaden stängdes.
5. Ändra prognosen framåt i tiden
Du kan justera prognosen för kommande månader när som helst, oavsett om en period ska stängas. Det kan göras på två sätt:
Direkt i tabellen: klicka på Redigera ovanför tabellen, uppe till vänster. Du kan då ändra alla månader som inte är slutförda. Gör ändringarna och klicka på Spara uppe till vänster.
I dialogen för utgiftsposten: håll muspekaren över utgiftspostens namn och klicka på redigera-knappen till vänster i cellen.
Tre minnesregler
Lås självkostnadskalkylen efter fördelningen – och låt den ligga.
Gör alla löpande ändringar i kolumnen Prognos, utom när du slutför månader.
När du slutför månader: vill du hålla slutprognosen oförändrad fördelar du avvikelsen för varje utgiftspost i tabellen.