I AIMZ definieras Inköp som alla planerade eller genomförda åtaganden i form av avtal med leverantörer eller underentreprenörer som ska leverera varor eller tjänster till projektet.
Det gäller både avtal du planerar att ingå i framtiden och inköp som redan är genomförda.
För varje konto eller produktionskod (prod. kod) kan du skapa ett eller flera inköp. Omvänt kan ett inköp vara kopplat till ett eller flera konton.
Två huvudtyper
Köp används för enkla engångsinköp där betalningen från huvudentreprenören till leverantören sker en gång och avtalsförhållandet därefter upphör.
Exempel:
Beställning av en brandventilationslucka direkt från leverantör, där installationen utförs av en underentreprenör
Köp av material eller förbrukningsmaterial – till exempel ett planerat köp på 50 000 kr för fästelement
Ett köp fungerar i praktiken som en budgetpost: du lägger själv in och justerar beloppet utifrån hur mycket av köpet som ska påverka slutprognosen. För den här typen behövs normalt ingen uppföljning av ändringar eller andra avsättningar.
Kontrakt används vid mer omfattande leveranser där det finns ett formellt avtal mellan huvudentreprenören och underentreprenören – typiskt fastpriskontrakt eller kontrakt som styrs mot en definierad målsumma.
Det gäller ofta underentreprenader där arbetet utförs över tid och betalningen sker enligt en avtalad betalningsplan.
Kontrakt används när avtalet bygger på ett kontrakt enligt Norsk Standard (norska standarder) och det finns behov av att löpande följa upp ändringar, avsättningar och prognosutveckling.
Inköp tar över budgetens roll
Innan det har skapats inköp för ett konto eller en prod. kod är det budgeten som utgör underlaget för slutprognosen.
I samma ögonblick som du skapar inköp för ett konto tar inköpen över den rollen. Summan av alla inköp som registrerats på kontot utgör nu underlaget för slutprognosen för det kontot.
Så här skapar du ett inköp
Klicka på «+ Inköp» uppe till höger. Ett dialogfönster öppnas.
Namnge inköpet så att det är lätt att känna igen i översikten.
Välj typ av inköp – kontrakt eller köp.
Välj leverantör eller underentreprenör som ska vara avtalspart, eller lägg till en ny leverantör direkt.
Valfritt: under Mer information kan du dessutom lägga till:
En beskrivning som förklarar kontraktets innehåll eller syfte
Kontraktsperiod – start- och slutdatum
Entreprenadform – vilken entreprenadform och eventuell kontraktsstandard avtalet bygger på, till exempel den norska kontraktsstandarden NS 8415
Kontraktsansvarig – välj bland användarna i projektet
Ange status – Planerad om kontraktet ännu inte är ingått, Inköpt om det är ingått och aktivt.
Lägg till de konton eller prod. koder som ingår. För var och en anger du en kostnad.
Lägg till eventuella optioner kopplade till kontraktet.
Obs! Optioner räknas inte med i slutprognosen förrän de har aktiverats.