Fakturaer

I et prosjekt må man behandle mange fakturaer – ofte flere hundre, om ikke tusenvis! De ulike kontraktspartene og leverandørene fakturerer på bestemte tidspunkter og beløp.

For å strukturere de påløpte kostnadene i prosjektet kan AIMZ integreres med ditt fakturahåndteringssystem, slik at godkjente fakturaer automatisk registreres på riktig konto/prod.kode.

I AIMZ kan du deretter følge opp at fakturaen også er knyttet til riktig Innkjøp eller Endringsarbeid.

I Faktura-menyen finner du flere handlinger du kan utføre. Nedenfor ser du en oversikt over disse, som blir nærmere beskrevet i de påfølgende avsnittene:

Under følger en nærmere beskrivelse av handlingene som kan utføres i menyen for Faktura.

I undermenyen "Ubehandlede fakturaer" finner du en tabell der hver linje representerer en faktura som er godkjent i fakturasystemet.

I mange tilfeller er det ikke spesifisert i fakturasystemet hvilken kontrakt eller endring fakturaen skal knyttes til – dette gjør du her i AIMZ.

Når fakturaen er behandlet, flyttes den automatisk til undermenyen "Behandlede fakturaer", og den inngår deretter i de Bokførte kostnadene i systemet.

Dersom enkelte fakturaer – av ulike årsaker – ikke har blitt importert automatisk fra fakturahåndteringssystemet, kan du opprette disse manuelt i AIMZ. Manuelt registrerte fakturaer behandles og medberegnes i systemet på lik linje med automatisk importerte fakturaer.

For å legge til en faktura manuelt:

Når du har fylt inn nødvendig informasjon, trykk Lagre for å registrere fakturaen.

I enkelte tilfeller kan det være behov for å endre en faktura som allerede er behandlet. Du kan da oppdatere hvilken kontrakt eller endring fakturaen skal knyttes til, eller endre annen informasjon som opprinnelig ble importert fra fakturahåndteringssystemet.

Det er mulig å endre følgende felter:

Dersom en faktura ved en feiltakelse har blitt importert til systemet, men ikke tilhører prosjektet, kan du enkelt avvise fakturaen.

Når en faktura avvises, blir den utelatt fra alle beregninger og medtas ikke i sluttprognosen eller i andre rapporter i systemet.

I undermenyen "Avviste fakturaer" finner du en fullstendig oversikt over alle fakturaer som er avvist i prosjektet.

I enkelte tilfeller kan det være nødvendig å splitte en faktura mellom flere kontoer/prod.koder, for eksempel når en faktura gjelder flere deler av prosjektet.

Når hele beløpet er fordelt, lagres de nye delfakturaene automatisk, og systemet medregner dem i kostnadsgrunnlaget for tilhørende kontoer/prod.koder.

Fant du ikke svar på det du lurte på? Ta kontakt med oss på [email protected].