AIMZ integrerar med flera ERP- och ekonomisystem och hämtar automatiskt in fakturor och interna bokningar, till exempel löner. Både inkommande och utgående. Uppdateringen sker ungefär var 15:e minut, eller mer sällan beroende på vilket system du är ansluten till.
Vad som hämtas in automatiskt
Fakturanummer
Leverantör
Kontonummer (finanskonto)
Produktionskodsnummer
Bokfört datum
Fakturadatum
Förfallodatum
Kommentarer
Fakturabelopp
Innestående belopp (belopp som hålls inne av fakturabeloppet, vanligtvis som säkerhet tills arbetet är godkänt) – hämtas automatiskt från vissa system
Var fakturorna hamnar
Du hittar fakturorna i menyn Faktura i vänstermarginalen, eller i detaljvyn för respektive konto eller produktionskod (prod. kod).
Fakturorna placeras automatiskt på rätt konto eller prod. kod. Har en faktura ett konto eller en prod. kod som inte är registrerad i projektet samlas den under reservkoden «Utan prod. kod».
Om uppföljningen sker per konto eller per prod. kod avgörs av en inställning under projektinställningar, där du väljer om budgeten ska läggas upp per konto eller per produktionskod. Valet gäller för det projekt du redigerar och bestämmer på vilken nivå fakturorna grupperas. Läs mer i Konto och produktionskod.
Det viktiga valet: koppla eller inte
Du kan välja mellan två tillvägagångssätt för varje faktura:
Låt fakturan ligga kvar på konto/prod. kod. Ingen ytterligare åtgärd behövs.
Koppla fakturan aktivt till ett kostnadsobjekt – ett Inköp, en Indexreglering, en ÄTA UE eller ett Motkrav.
Kopplar du aktivt får du en mer detaljerad uppföljning, och du kan hålla koll på om den planerade kostnaden för det specifika kostnadsobjektet överskrids.
Följer du upp projektet per prod. kod finns det dessutom ett sätt att få en del av kopplingen att ske automatiskt – se «Automatisk koppling via finanskonton» längre ner.
Prognosläckage
Kopplar du inte fakturan till en specifik kostnad riskerar du att det kommer in fakturor för kostnader som inte är registrerade i projektet. Då får du «läckage» i prognosen: bokförda kostnader som inte är beaktade i slutprognosen.
Konsekvensen är att slutprognosen ger en felaktig bild av den verkliga situationen. Det är huvudskälet till att kopplingen är värd arbetet.
Automatisk koppling via finanskonton
All koppling behöver inte göras manuellt. På varje utgiftspost i Löpande kostnader kan du ange vilka finanskonton som ska kopplas automatiskt. Fakturor som bokförs på dessa finanskonton kopplas då till rätt utgiftspost baserat på prod. koden – utan att du behöver göra något per faktura.
Detta är bara relevant om du följer upp projektet per produktionskod, inte per konto.
Automatiken fungerar bäst tillsammans med inställningen i menyn Löpande kostnader att bara följa upp en utgiftspost per konto/prod. kod. Då finns det bara ett alternativ att koppla till, och kopplingen blir entydig.
När beloppet överstiger planerad kostnad
AIMZ håller koll på om beloppet på en faktura överstiger den planerade kostnaden. Gör det det får du ett meddelande och kan välja att uppdatera kostnaden till det bokförda beloppet efter att ha klickat på vald koppling.
Vet du att det fortfarande kommer att tillkomma fler kostnader på samma kostnadsobjekt är det viktigt att ange det belopp du tror blir slutresultatet – inte bara det som har bokförts hittills. Annars ger prognosen en för optimistisk bild.
Fyra statusar
Status | Betyder |
 Mottagningsregistrerad | Fakturan har kommit in och fått projektnumret, men är inte färdigbokförd. Den ligger «i flödet», det vill säga att den fortfarande väntar på attest i ekonomisystemet. Du kan redan här koppla den till rätt planerad kostnad. |
 Utan anknytning | Färdigbokförd i ekonomisystemet, men inte kopplad till en planerad kostnad. Redo att kopplas. |
 Länkad | Färdigbokförd och kopplad till en planerad kostnad. |
 Avvisad | Aktivt avvisad av en användare. |
Betalningsstatus
I kolumnen för fakturabelopp visas en ikon i cellen till vänster om beloppet:
Varningsikon – fakturan är parkerad eller inte betald i tid. Ikonen står kvar så länge fakturan inte är fullständigt betald och förfallodatumet har passerats.
Avvisa och dela upp
Markera fakturan med kryssrutan i fakturatabellen – då visas en meny för åtgärder på de markerade raderna, där du kan avvisa fakturan. För att dela upp fakturan öppnar du Anknytning på fakturan och väljer Dela faktura i ⋮-menyn i dialogen. Se även Varför ligger en faktura inne dubbelt, och hur kontrollerar jag det? och Kan jag ändra bokföringsperioden för en del av en faktura?
Uppdelning används vanligtvis när en faktura omfattar två eller flera planerade kostnader – till exempel när en del av beloppet ska kopplas till en ÄTA UE och resten till kontraktsarbetet.
Fakturabild och bilagor
Bilden av fakturan visas tillsammans med eventuella bilagor, om ekonomisystemet tillåter det. Bilagan kan laddas ner som pdf längst ner i vyn.
