De flesta börjar använda AIMZ i projekt som redan är igång. Det går bra – du behöver bara göra saker i rätt ordning, så att kostnaderna som redan är bokförda hamnar på rätt produktionskod.
Ordningen
Skapa projektet med rätt projektnummer. Projektnumret måste vara identiskt med numret i ekonomisystemet. Är det fel kommer inga fakturor in. Se Var skapar jag ett nytt projekt?
Importera produktionskoderna. Gör detta före kalkylen, så kopplas kalkylraderna automatiskt till rätt kod. Se Importera produktionskoder i AIMZ.
Importera kalkylen. Sätt den till Utkast medan du kvalitetssäkrar siffrorna, och till Produktion när den ska gälla som underlag. Se Importera kalkyler i AIMZ.
Gå igenom fakturorna som redan finns. Historiska kostnader hämtas från ekonomisystemet och hamnar under «Utan prod. kod» tills de kopplas. Detta är ofta det största jobbet vid uppstarten – avsätt tid för det.
Registrera kontrakten som redan är ingångna. Lägg in UE-kontrakt och beställningar i Inköp med avtalad summa, så att budgeten ersätts av verkliga siffror.
Lägg in ÄTA som redan är överenskomna. Både mot underentreprenörer och mot beställaren, med rätt status.
Importen kan göras om
Upptäcker du att strukturen blev fel kan du importera på nytt – även i ett projekt där det redan finns bokförda fakturor. Tänk på två saker:
Kolumnmatchningen måste göras om om du har ändrat mallen mellan importerna.
Importerar du samma rader igen får du dem två gånger. Ta bort raden i förhandsgranskningen eller radera raderna i efterhand.