En endring er arbeid som faller utenfor det som opprinnelig ble avtalt i kontrakten. Endringer oppstår i så godt som alle byggeprosjekter, og de er hovedårsaken til at kontraktssummen sjelden stemmer med beløpet som faktisk betales eller faktureres.
En endring har alltid en konsekvens – for kostnad, for fremdrift, eller begge deler.
To ledd i kjeden
Et byggeprosjekt har normalt to kontraktsledd, og en endring håndteres ulikt avhengig av hvilket ledd den gjelder:
Byggherre mot totalentreprenør – regulert av NS 8405 (utførelsesentreprise) eller NS 8407 (totalentreprise). Dette er hovedkontrakten. I AIMZ heter det Endring BH, og det gir normalt inntekt for totalentreprenøren.
Totalentreprenør mot underentreprenør – regulert av NS 8415 (underentreprise under NS 8405) eller NS 8417 (underentreprise under NS 8407). I AIMZ heter det Endring UE, og det øker normalt kostnadene for totalentreprenøren.
NS 8415 og NS 8417 speiler hovedkontrakten, med den viktige forskjellen at underentreprenøren ikke har noe direkte kontraktsforhold til byggherren. Standardene gjelder i Norge; andre land bruker egne standarder der bestemmelsene kan avvike, men hovedtrekkene i hva en endring er, er universelle.
Samlet bestilling i hvert ledd er alltid kontraktsarbeid + endringer.
Hvorfor oppstår endringer?
To overordnede årsaker:
Endring i omfang – leveransen utvides eller reduseres. For eksempel flere kvadratmeter parkett enn opprinnelig avtalt.
Endring i kvalitet – en løsning leveres annerledes, men har samme funksjon. For eksempel ettstavs parkett i stedet for tre-stavs.
Hvordan oppstår de?
Videreført fra byggherre. Byggherren bestiller en endring fra totalentreprenøren, som viderefører den helt eller delvis til underentreprenøren. Dette er den vanligste kilden til endringer i underentreprisen.
Totalentreprenøren bestiller på eget initiativ. Av koordineringshensyn, fremdriftshensyn eller egne ønsker om løsning.
Underentreprenøren oppdager forhold som krever endring. Prosjekteringsfeil i grunnlaget, eller uforutsette forhold i eget arbeidsomfang. Underentreprenøren må da varsle totalentreprenøren.
Grensesnittproblemer mellom fag. Svært vanlig: en kollisjon mellom underentreprenørens arbeid og andre fag, som krever at leveransen justeres.
Regulatoriske eller ytre forhold. Endrede forskrifter eller offentlige krav som oppstår underveis og ikke var en del av det opprinnelige kontraktsgrunnlaget.
Prosessen
Endringen oppstår. Byggherren bestiller den, eller totalentreprenør eller underentreprenør oppdager et forhold som avviker fra kontraktsgrunnlaget.
Varslingsplikten gjelder. Den som oppdager forholdet, må varsle den andre parten «uten ugrunnet opphold». Gjøres ikke det, kan retten til justering av kontraktssum og fristforlengelse gå tapt – uavhengig av om kravet i seg selv er berettiget.
Prising skjer i hvert kontraktsforhold for seg. Underentreprenøren priser etter egne enhetspriser og rigg- og driftskostnader, ikke automatisk det totalentreprenøren får fra byggherren. Dette er kjernen i back-to-back-tanken: hvert ledd håndterer prisingen i sitt eget kontraktsforhold.
Totalentreprenøren venter ofte på pris før videreføring. Fordi totalentreprenøren må sende et samlet krav til byggherren, venter den ofte til underentreprenøren har levert et priset endringskrav. Dette skaper det kjente tidspresset mellom totalentreprenørens egne frister mot byggherren og behovet for riktig dokumentasjon fra underentreprenøren.
Regress oppover i kjeden. Underentreprenøren sender krav til totalentreprenøren, totalentreprenøren vurderer det og viderefører det helt eller delvis til byggherren, byggherren tar stilling, og totalentreprenøren svarer underentreprenøren på bakgrunn av det.
Back-to-back
Back-to-back-prinsippet betyr at underentreprenørens rettigheter og plikter overfor totalentreprenøren speiler totalentreprenørens rettigheter og plikter overfor byggherren – samme varslingslogikk, samme dokumentasjonskrav, i prinsippet samme frister, bare forskjøvet ett ledd i kontraktskjeden.
Prinsippet gjelder logikken, ikke tallene. Et krav som går oppover i kjeden, er ikke automatisk like stort i hvert ledd.
Forhandling er normalen
Et varslet krav er sjelden det endelige beløpet. Normalt følger en forhandling – fordi omfanget er omstridt, fordi prisen ikke anses å gjenspeile arbeidet, eller fordi den andre parten mener forholdet allerede er dekket av kontraktsarbeidet.
Ren taktikk forekommer også. Bransjen har lave marginer, og forhandlingene har en tendens til å spisse seg til når en av partene går mot lav dekningsgrad på prosjektet. Endringer kan da bli varslet uten særlig begrunnelse.
Derfor skiller AIMZ mellom kravet som er varslet, og beløpet du selv bruker i prognosen. Se artiklene om Endring UE og Endring BH.