AIMZ integrerer mot flere ERP- og regnskapssystemer og henter automatisk inn fakturaer og interne føringer, som for eksempel lønn. Både innkommende og utgående. Oppdateringen skjer omtrent hvert 15. minutt, eller sjeldnere avhengig av hvilket system du er koblet mot.
Hva hentes inn automatisk
Fakturanummer
Leverandør
Finanskontonummer
Produksjonskodenummer
Bokført dato
Fakturadato
Forfallsdato
Kommentarer
Fakturabeløp
Inneståendebeløp (beløp som holdes tilbake av fakturabeløpet, typisk som sikkerhet til arbeidet er godkjent) — hentes automatisk fra enkelte systemer
Hvor fakturaene havner
Du finner fakturaene i menyen Faktura i venstre marg, eller i detaljvisningen til den enkelte konto eller produksjonskode (PK).
Fakturaene plasseres automatisk på riktig konto eller PK. Har en faktura en konto eller PK som ikke er registrert på prosjektet, samles den under fallback-koden «Uten prod.kode».
Om oppfølgingen skjer på konto eller på PK, avgjøres av en innstilling under prosjektinnstillinger, der du velger om budsjettet skal legges opp etter konto eller etter produksjonskode. Valget gjelder for det prosjektet du redigerer og bestemmer hvilket nivå fakturaene grupperes på. Les mer i Konto og produksjonskode.
Det viktige valget: tilknytte eller ikke
Du kan velge mellom to tilnærminger for hver faktura:
La fakturaen ligge på konto/PK. Ingen videre handling nødvendig.
Tilknytte fakturaen aktivt til et kostnadsobjekt — et Innkjøp, en LPS (indeksregulering av lønns- og prisstigning), en Endring UE eller et Motkrav.
Tilknytter du aktivt, får du en mer detaljert oppfølging, og du kan følge med på om den planlagte kostnaden for det spesifikke kostnadsobjektet overskrides.
Følger du prosjektet opp per PK, finnes det i tillegg en måte å få deler av tilknytningen til å skje automatisk — se «Automatisk kobling via finanskontoer» lenger ned.
Prognoselekkasje
Tilknytter du ikke fakturaen til en spesifikk kostnad, risikerer du at det kommer inn fakturaer for kostnader som ikke er registrert i prosjektet. Da får du «lekkasje» i prognosen: bokførte kostnader som ikke er hensyntatt i sluttprognosen.
Konsekvensen er at sluttprognosen gir et feil bilde av den reelle situasjonen. Dette er hovedgrunnen til at tilknytning er verdt arbeidet.
Automatisk kobling via finanskontoer
Ikke all tilknytning må gjøres manuelt. På hver utgiftspost i Rigg og drift kan du angi hvilke finanskontoer som skal kobles automatisk. Fakturaer som bokføres på disse finanskontoene, kobles da til riktig utgiftspost basert på PK-en — uten at du gjør noe per faktura.
Dette er kun relevant dersom du følger opp prosjektet per produksjonskode, ikke per konto.
Automatikken fungerer best sammen med innstillingen i Rigg og drift-menyen om å følge opp kun én utgiftspost per konto/PK. Da finnes det bare ett alternativ å koble til, og koblingen blir entydig.
Når beløpet overstiger planlagt kostnad
AIMZ følger med på om beløpet på en faktura overstiger den planlagte kostnaden. Overstiger den, får du beskjed og kan velge å oppdatere kostnaden til det bokførte beløpet etter å ha trykket på valgt tilknytning.
Vet du at det fortsatt vil påløpe mer kostnader på samme kostnadsobjekt, er det viktig å sette det beløpet du antar blir sluttresultatet — ikke bare det som er bokført så langt. Ellers gir prognosen et for optimistisk bilde.
Fire statuser
Status | Betyr |
 Mottaksregistrert | Fakturaen har kommet inn og fått prosjektnummeret, men er ikke ferdig bokført. Den ligger «på flyt», det vil si at den fortsatt er til godkjenning i regnskapssystemet. Du kan allerede her tilknytte den til riktig planlagt kostnad. |
 Uten tilknytning | Ferdig bokført i regnskapssystemet, men ikke tilknyttet en planlagt kostnad. Klar til å tilknyttes. |
 Tilknyttet | Ferdig bokført og tilknyttet en planlagt kostnad. |
 Avvist | Aktivt avvist av bruker. |
Betalingsstatus
I kolonnen for fakturabeløp vises et ikon i cellen til venstre for beløpet:
Advarselsikon — fakturaen er parkert eller ikke betalt i tid. Ikonet blir stående så lenge fakturaen ikke er fullstendig betalt og forfallsdatoen er passert.
Avvise og dele opp
Huk av fakturaen i fakturatabellen – da får du en meny for handlinger på de markerte radene, der du kan avvise fakturaen. For å dele opp fakturaen åpner du Tilknytning på fakturaen og velger å dele fakturaen i ⋮-menyen i dialogen. Se også Hvorfor ligger en faktura inne dobbelt, og hvordan sjekker jeg det? og Kan jeg endre bokføringsperioden på en del av en faktura?
Oppdeling brukes typisk når en faktura omfatter to eller flere planlagte kostnader — for eksempel når deler av beløpet skal tilknyttes en Endring UE og resten kontraktsarbeidet.
Fakturabilde og vedlegg
Bildet av fakturaen vises sammen med eventuelle vedlegg, dersom regnskapssystemet tillater det. Vedlegget kan lastes ned som pdf nederst i visningen.
