All kostnadsoppfølging i et prosjekt brytes ned på enten konto eller produksjonskode (PK). Dette er fundamentet alt annet henger på: alle kostnadsobjekter — Endring UE, Motkrav, kontrakt, innkjøp og så videre — angis med en konto eller PK.
Konto eller produksjonskode
Konto: du følger opp kostnader i tråd med hvordan du bokfører på regnskapskontoer i regnskapssystemet.
Produksjonskode: du tilfører én ny dimensjon. Bokførte kostnader ligger fortsatt på regnskapskonto, men grupperes under en PK. Oppfølging av sluttprognose skjer da på PK-nivå, ikke på ren regnskapskonto-nivå.
Alle kostnader på hver enkelt PK eller konto aggregeres opp til prosjektets samlede sluttprognose.
Det finnes også et alternativ som heter «Uten prod.kode». Alle kostnader som ikke er koblet til en spesifikk PK, legges automatisk i denne fallback-koden.
Sluttprognosen beregnes i to faser
Hvordan sluttprognosen beregnes på en PK, avhenger av hvor i prosjektet du er.
1. Kalkylefasen
Før det er opprettet noen innkjøp på PK-en, er det budsjettet som utgjør sluttprognosen. Budsjettet hentes fra selvkostkalkylen for kontoen eller PK-en.
2. Produksjonsfasen
I det øyeblikket du knytter et innkjøp til PK-en for første gang, går du fra kalkylemodus over i produksjonsmodus. Nå er det ikke lenger budsjettet, men kontrakt eller kjøp — samt tilhørende kostnadsobjekter — som utgjør grunnlaget for sluttprognosen. Kontrakt eller kjøp justeres med:
Endring UE
Motkrav (trekkes fra)
LPS (indeksregulering av lønns- og prisstigning)
Forventet tillegg
Usikkerhet
Alle disse elementene summeres opp og utgjør sluttprognosen for PK-en når du er i produksjonsfasen. Les mer i Endring UE og Usikkerhet og forventet tillegg.
Dette skiftet er verdt å forstå godt. Det forklarer hvorfor sluttprognosen kan endre seg når du oppretter ditt første innkjøp på en produksjonskode — grunnlaget for beregningen er byttet ut.