Inköp

När produktkod-/kontoplanen har skapats bör du ta fram en inköpsstrategi för att planera vilka inköp som ska genomföras för varje enskild produktkod/konto.

I AIMZ kan du skapa och reservera olika inköpspaket. Detta ger bättre kontroll över vilka leveranser och kostnader som ingår i projektet och säkerställer att slutprognosen alltid bygger på ett uppdaterat och korrekt underlag.

I menyn Inköp finns flera åtgärder tillgängliga. Nedan visas en översikt över de viktigaste:

I AIMZ definieras Inköp som alla planerade eller genomförda åtaganden i form av avtal med leverantörer eller underentreprenörer som levererar varor eller tjänster till projektet.

För varje konto/produktkod kan ett eller flera inköp skapas, och ett inköp kan i sin tur kopplas till en eller flera konton/produktkoder.

I AIMZ skiljer vi mellan två huvudtyper av inköp:

Inköp används för enkla engångsköp där betalning sker vid ett tillfälle och avtalsrelationen därefter avslutas.

Exempel:

Denna typ av inköp fungerar ofta som budgetposter där användaren själv justerar hur stor del som ska påverka slutprognosen.

Normalt finns inget behov av uppföljning av ändringar eller avsättningar.

Kontrakt används vid mer omfattande leveranser där ett formellt avtal finns mellan huvudentreprenör och underentreprenör – vanligtvis fastpriskontrakt eller kontrakt som styrs mot en målsumma.

Arbetet utförs ofta över tid och betalning sker enligt en avtalad betalningsplan.

Kontrakt används när avtalet regleras enligt Norsk Standard (t.ex. NS 8415) och där det finns behov av löpande uppföljning av ändringar, avsättningar och prognosutveckling.

Innan inköp skapas för ett konto/produktkod ligger reviderad budget till grund för slutprognosen. När inköp skapas tar inköpen över denna roll. Summan av alla inköp på kontot utgör då grunden för slutprognosen.

När ett planerat inköp skapas ska ett planerat belopp anges. Syftet är att styra hur stor del av budgeten som reserveras för inköpet.

När inköpet genomförs registreras det faktiska beloppet, vilket ersätter kontraktsbudgeten i slutprognosberäkningen.

Vid första tillfället du skapar inköp för ett konto/produktkod är det viktigt att hela budgeten fördelas på relevanta delar, exempelvis:

Om hela budgeten inte fördelas kan slutprognosen skrivas ned jämfört med den ursprungliga prognosen.

Genom att klicka på inköpets namn visas en sammanfattning med nyckelparametrar och aktuell slutprognos.

Slutprognosen på kontraktsnivå förändras kontinuerligt baserat på nya eller ändrade förutsättningar.

I kontraktsvyn kan du koppla ekonomiska poster till kontraktet, såsom:

För inköp visas en förenklad vy med:

Detta ger en snabb överblick över både kostnadsunderlag och dokumentation.

Hittade du inte svar på det du letade efter? Kontakta oss på [email protected].