All kostnadsuppföljning i ett projekt bryts ned på antingen konto eller produktionskod (prod. kod). Det här är grunden som allt annat vilar på: alla kostnadsobjekt – ÄTA UE, Motkrav, kontrakt, inköp och så vidare – anges med ett konto eller en prod. kod.
Konto eller produktionskod
Konto: du följer upp kostnader på samma sätt som du bokför på finanskonton i ekonomisystemet.
Produktionskod: du lägger till en ny dimension. Bokförda kostnader ligger fortfarande på bokföringskonto, men grupperas under en prod. kod. Uppföljningen av slutprognosen sker då på prod. kodsnivå, inte enbart på finanskontonivå.
Alla kostnader på varje enskild prod. kod eller konto aggregeras upp till projektets samlade slutprognos.
Det finns också ett alternativ som heter «Utan prod. kod». Alla kostnader som inte är kopplade till en specifik prod. kod läggs automatiskt i den här reservkoden.
Slutprognosen beräknas i två faser
Hur slutprognosen beräknas på en prod. kod beror på var i projektet du befinner dig.
1. Kalkylfasen
Innan några inköp har skapats på prod. koden är det budgeten som utgör slutprognosen. Budgeten hämtas från självkostnadskalkylen för kontot eller prod. koden.
2. Produktionsfasen
I samma ögonblick som du kopplar ett inköp till prod. koden för första gången går du från kalkylläge över till produktionsläge. Nu är det inte längre budgeten, utan kontrakt eller köp – samt tillhörande kostnadsobjekt – som utgör underlaget för slutprognosen. Kontrakt eller köp justeras med:
ÄTA UE
Motkrav (dras av)
Indexreglering
Förväntat tillägg
Risk/möjlighet (osäkerhet)
Alla dessa delar summeras och utgör slutprognosen för prod. koden när du är i produktionsfasen. Läs mer i ÄTA UE och Risk/möjlighet och förväntat tillägg.
Den här övergången är värd att förstå ordentligt. Den förklarar varför slutprognosen kan ändras när du skapar ditt första inköp på en produktionskod – underlaget för beräkningen har bytts ut.